Copia simple y copia autorizada: cuándo necesitas cada una

Cuando otorgas una escritura, el notario te entrega copias del documento. Pero hay una distinción que conviene conocer a fondo: copia autorizada y copia simple no valen lo mismo. Usar la incorrecta puede dejar sin efecto un trámite (o acreditar mal un derecho), de modo que entender sus diferencias evita disgustos.

¿Qué es la copia autorizada?

La copia autorizada es la reproducción íntegra del título matriz expedida por el notario con fe de hallarse el original en su protocolo. Tiene la misma fuerza que el documento protocolizado: es el ejemplar que se aporta ante registros, bancos, administraciones y tribunales para acreditar el contenido del documento.

Sus características principales:

• Eficacia documental plena: hace prueba del otorgamiento y de su contenido.
• Valor ejecutivo para los títulos que la ley considera ejecutivos (hipotecas, pólizas en determinados casos, actas con cierta fuerza).
• Se expide con las formalidades del Reglamento Notarial y lleva el sello del notario.
• La persona autorizada puede solicitar cuantas copias necesite para sus trámites, y también pueden pedirlas quienes tengan interés legítimo.

En la práctica, la copia autorizada es la que necesitas para iniciar un procedimiento: inscribir una herencia, cancelar una hipoteca, acreditar un poder ante una entidad o presentar un documento en juicio.

¿Qué es la copia simple?

La copia simple es una reproducción del documento sin la misma fuerza documental. El Reglamento Notarial la define como aquella que no reproducen el sello del notario ni la fuerza de documento público. Sirve para:

• Información: conocer el contenido de una escritura propia.
• Archivo y gestión interna (por ejemplo, para que tu gestor tenga los datos).
• Trámites internos donde no se exige un documento con plena fe.

Sus límites: no sirve, por regla general, para acreditar ni ejecutar el documento ante terceros solemnemente. Si un banco o un registro te piden "copia", suele ser la autorizada. La copia simple es más barata y se expide con más facilidad, pero no sustituye a la autorizada cuando la ley o la entidad lo exige.

Diferencia con testimonios, notas y certificaciones

Además de las copias, existen otras formas de reproducir documentos notariales:

• Testimonio: reproducción parcial del contenido de la matriz (por ejemplo, solo la parte que interesa), con plena eficacia respecto de lo reproducido.
• Nota simple informativa / nota registral: emitida por el Registro, no por la notaría, para información general.
• Certificación notarial: el notario certifica hechos o circunstancias constatables (por ejemplo, la vigencia de un poder o la recepción de un documento).

Elegir entre copia autorizada, testimonio y certificación depende de lo que acreditas y de qué exige el organismo. Si necesitas solo una parte de un documento extenso, el testimonio puede resultar más económico que la copia autorizada.

Eficacia ejecutiva y uso en juicio

Una diferencia decisiva entre copias aparece cuando se discute el crédito: la copia autorizada de determinados títulos (por ejemplo, escrituras de préstamo hipotecario) tiene fuerza ejecutiva: permite reclamar directamente, sin juicio declarativo previo, la cantidad garantizada. La copia simple de esos mismos títulos no sirve para ejecutar y tampoco acredita el documento con plena fe en un procedimiento.

En la práctica judicial, los escritos y las escrituras se presentan mediante copia autorizada o testimonio; la copia simple apenas tiene valor. También es frecuente que la contraparte pida "copia simple del poder" para entender el alcance de la representación: eso es informativo, pero para actuar por ti el apoderado necesita la autorizada.

¿Quién puede pedir copias?

El Reglamento Notarial delimita quiénes pueden solicitar copias de los documentos del protocolo:

• Los otorgantes del documento (o quienes hayan sucedido en su posición, como los herederos).
• Quienes tengan interés legítimo en el contenido (por ejemplo, un comprador que deba conocer las cargas, un apoderado que deba acreditar su poder).
• Jueces, tribunales y autoridades en el ejercicio de sus funciones.

La expedición está sometida a las reglas de ley, y el notario valorará la petición conforme a ellas. En documentos mortis causa (testamentos) rige una regulación específica que limita la expedición hasta el fallecimiento del testador, salvo que el propio testador la pida.

¿Cuánto cuestan las copias?

El coste se determina por el arancel notarial (Real Decreto 1426/1989), según el número de folios y el tipo de copia:

• La copia autorizada es más cara porque reproduce íntegramente el documento con plena eficacia.
• La copia simple es notablemente más barata y es la opción razonable cuando solo necesitas información.
• Los testimonios gravan según lo reproducido.

Puedes pedir presupuesto en la notaría antes de encargarlas y estimar el coste con la calculadora de segundas copias de NotariaLocal.

Consejos prácticos

• Pide copias autorizadas para tus trámites importantes (registro, banco, herencias, cancelaciones) el mismo día del otorgamiento; salen al momento.
• Guarda las copias simples como expediente interno, pero no intentes usarlas donde exigen plena fe.
• Si pierdes una copia autorizada, solicita otra en la notaría (puede pedirse una segunda expedición indicando el motivo).
• Ante documentos muy extensos, pregunta por el testimonio para ahorrar coste cuando solo necesites una parte.

Preguntas frecuentes

¿El banco acepta la copia simple de mi poder?

Por regla general no: las entidades exigen la copia autorizada para operaciones relevantes, porque acredita el contenido con plena fe. Confírmalo antes de acudir al trámite.

¿Puedo pedir las copias de la escritura de mi fallecido familiar?

Sí, en los casos y condiciones que fija el Reglamento Notarial: los herederos y quienes tengan interés legítimo pueden solicitar la copia autorizada de los actos patrimoniales del causante. Los testamentos, reiteramos, tienen su régimen propio hasta el fallecimiento.

¿Caducan las copias?

La copia autorizada no caduca: mantiene su fuerza mientras el documento siga teniendo efectos jurídicos. Distinto es que la situación que refleja (por ejemplo, un poder) quede sin efecto por su causa propia, como la revocación.

La regla mnemotécnica simple: ante un trámite serio, copia autorizada; para informarte, copia simple. Para conocer el coste de cada expedición, consulta la calculadora de segundas copias y, ante dudas, pregunta en la notaría que otorgó el documento.

⚠️ Aviso informativo: este contenido es meramente informativo y orientativo, con referencias a normativa oficial vigente, y no constituye asesoramiento jurídico. Antes de tomar decisiones con efectos legales o fiscales, consulta con un notario o profesional cualificado.